Customer service agent sebuah perusahaan memerlukan seperangkat skill-skill tertentu yang diperlukan untuk bisa melayani para pelanggan dengan baik. Mereka harus bisa menyelesaikan sebuah masalah dengan cepat jika mereka tidak ingin memberikan pengalaman yang buruk kepada pelanggan mereka. Beberapa skill-skill ini memang dimiliki secara alami di setiap orang, tetapi mungkin harus diajarkan untuk beberapa orang lain. Berikut adalah skill-skill yang wajib dibutuhkan setiap customer service agent:

  1. Dedikasi kepada customers membantu para agent untuk memiliki pola pikir di mana mereka akan melakukan segalanya untuk bisa membantu para pelanggan. Selain memahami masalah si pelanggan, seorang agent harus bisa berpihak di sisi pelanggan agar bisa mendapatkan solusi yang terbaik untuk mereka.
  2. Tanggung jawab. Semua orang pasti pernah berbuat salah, dari seorang pelanggan sampai seorang agent. Intinya adalah seorang agent harus merasa bertanggung jawab untuk menyelesaikan sebuah masalah. Jika sesuatu tidak berjalan sesuai rencana, maka carilah solusi yang lain.
  3. Kejujuran atau transparansi bukan hanya sebuah tanda customers service yang baik, tetapi juga tanda perusahaan yang baik. Pada saat seorang pelanggan bisa merasakan kejujuran sebuah perusahaan, mereka pasti akan lebih cenderung untuk mencoba produk atau layanan perusahaan tersebut.
  4. Setiap customer service agent harus memiliki kemampuan untuk menemukan sebuah solusi kepada setiap masalah, atau problem solving skills. Karena seorang agent terkadang hanya mendapatkan informasi yang terbatas, mereka harus bisa bekerja sama dengan sang pelanggan untuk menemukan solusi yang baik dan juga secara efisien.
  5. Dan untuk mendapatkan solusi yang terbaik, tentunya setiap customer service agent memerlukan tingkat kreatifitas yang tinggi. Ini karena tidak semua masalah bisa mudah diselesaikan secara mudah.
  6. Antisipasi. Contohnya, jika seorang pelanggan menanyakan tentang sebuah promosi yang sedang berjalan tetapi periode berlakunya sudah hampir habis, jangan lupa untuk mengingatkan mereka bahwa promosi tersebut sudah hampir habis. Dengan begini, para pelanggan pasti akan merasa lebih terdorong untuk bertindak sebelum promosi tersebut berakhir.
  7. Tentunya, setiap agent harus memiliki skill berkomunikasi yang baik. Ketika berbicara dengan seorang pelanggan, bahasa kamu harus sesederhana dan sesingkat mungkin. Tidak semua orang memiliki waktu yang banyak untuk berbicara dengan seorang customer service agent.
  8. Manajemen waktu. Waktu adalah kendala yang sangat penting dalam customer service. Semakin cepat seorang pelanggan melihat balasan dari seorang agent, pasti dia semakin menghargai bantuan yang telah diberikan,
  9. Teamwork skills. Setiap kali seorang agent tidak yakin dengan jawaban atau solusi mereka, tanyakan saja dengan rekan kerja yang lain. Mungkin mereka bisa menawarkan sebuah ide lain yang dapat membantu solusi kamu.

Sumber : http://blog.bulp.co/2016/07/9-skill-yang-dibutuhkan-setiap-customer-service-agent/